Облік замін уроків у школі: журнал, наказ і години для оплати

Заміна уроку — найчастіша зміна розкладу за рік і водночас найбільш паперова. Учитель захворів о сьомій ранку, до першого дзвінка треба знайти, хто вільний, повідомити людей, а потім ще скласти наказ, записати урок у журнал обліку пропущених і замінених уроків і наприкінці місяця звести години для бухгалтерії. Ця стаття йде за цим порядком: від відсутності до оплати. Як скласти сам розклад, описано в покроковій інструкції; тут починаємо з моменту, коли тиждень уже опублікований і хтось не прийшов.

Що таке облік замін і що в ньому має бути

Облік замін відповідає на три питання: хто був відсутній і чому, що сталося з кожним його уроком і скільки годин провів кожен, хто заміняв. Звідси три документи. Наказ про заміну фіксує рішення по конкретній відсутності. Журнал замін збирає всі рішення за період у хронологічному порядку, з колонкою для підпису. Табель і підсумок годин ідуть до бухгалтерії, бо заміна оплачується окремо від тарифікованого навантаження.

На папері ці три документи ведуть різні люди і звіряють очима. У Розклад24 вони складаються з одного запису: розділ «Заміни» — журнал методиста поверх готового розкладу. Головне, що варто знати одразу: розклад тут не переписується. Урок лише отримує позначку «заміна» і йде в ту саму публікацію, що й будь-яка інша зміна, а будь-яке рішення можна відкотити.

Крок 1. Оформити відсутність

Все починається з відсутності, а не з уроку. «Оформити відсутність» просить чотири речі: хто відсутній (пошук за прізвищем), з якої по яку дату, причина і примітка для себе. Причин пʼять: лікарняний, відрядження, військовий облік і ТЦК, курси підвищення кваліфікації, інше. Причина не формальність: вона потрапляє в текст наказу і в табель, де лікарняний стає кодом ТН, а відрядження й курси — кодом ВД.

Після «Далі» система сама витягує з розкладу всі уроки цього викладача в ці дати: дата, номер, клас, предмет і кабінет. Угорі лічильник «уроків N · вирішено M», поруч перемикач годин за урок: у школі одна година, у коледжі пара — дві. Шукати уроки руками не треба, і жоден не загубиться.

Зайти в заміни можна не лише з меню. На картці уроку в хронологічному розкладі є дія «Заміна»: вона відкриває відсутність цього викладача на цю дату з уже підставленими полями, а якщо відсутність уже оформлена, відкриває саме її. Учитель може повідомити про відсутність і сам: у «Моєму розкладі» є кнопка «Повідомити про відсутність», заявка приходить методисту, і «Оформити» створює ту саму відсутність, що й руками. Повністю цей крок показано в десятому відеоуроці.

✕ ‹ ›

Крок 2. Рішення по кожному уроку

Для кожного уроку зі списку обирають одне з шести рішень.

Замінити викладачем. Список показує лише тих, хто справді вільний у цей час: немає уроку, сам не відсутній, час не закритий графіком доступності. Біля кожного підпис, чому він тут: «вікно · веде математику · без уроків у цей день · замін за місяць: 2». Спершу стоять ті, хто веде цей самий предмет, далі менш завантажені в цей день і ті, в кого менше замін за місяць, щоб усе не падало на одну людину. Обраний учитель отримує повідомлення «Ви заміняєте…» і в «Моєму розкладі» відповідає «Беру» або «Не можу» з причиною; відмову методист бачить у картці відсутності.

Звести групи. Той самий предмет у той самий урок в іншому класі веде інший учитель, і класи можна обʼєднати. Система попереджає, якщо разом учнів більше, ніж місць у кабінеті, але не забороняє: розміри класів у довідниках бувають приблизні.

Обміняти уроками. Поширена шкільна практика: колега веде свій урок у цьому класі зараз, а відсутній після повернення веде свій у слоті колеги. Система пропонує такі пари на два тижні вперед, обидва уроки міняються місцями з позначками.

Самозаміна. Той самий учитель проводить свій урок в інший час: наперед, якщо відсутність планова (відрядження, курси), або після повернення. Вікно показує вільні слоти, де вільні одночасно клас, викладач і кабінет, і позначає, чи це вікно між уроками класу чи край дня. У нормативних документах термін «самозаміна» окремо не визначено; на практиці це свої тарифіковані години без доплати, тому годин за неї ні плюс, ні мінус.

Онлайн-урок. Учитель проводить урок дистанційно, учні бачать його на порталі з позначкою онлайн.

Скасувати урок. У класу буде вікно, а урок піде в мінус годин відсутнього.

Коли на урок нікого вільного немає, рядок підсвічується червоним і підказує, що лишається: самозаміна, онлайн або скасування. Будь-яке рішення відкочується: очистили вибір — урок знову такий, яким був, з тим самим викладачем і часом. Помилково оформлену відсутність можна скасувати цілком, і всі рішення по ній повернуться. Усе це живе в чернетці розкладу, тож учні побачать заміни лише після публікації.

✕ ‹ ›

Крок 3. Наказ про заміну уроків

Коли рішення прийняті, «Сформувати наказ» пише текст сам, так, як його пишуть руками: назва закладу, «Наказ № … Про заміну уроків», «У звʼязку з відсутністю … (причина) з … по … провести заміну уроків», а далі пункти по кожному уроку: дата, номер, клас, предмет і що з ним зроблено — хто замінює, зведена група, самозаміна з новою датою, обмін, онлайн або скасовано. Під пунктами — підсумок «Години замін» по кожному, хто заміняв, і рядок для підпису.

Номер можна вписати свій, а можна лишити порожнім, і тоді це буде наступний номер у межах року. Текст копіюється одним натисканням у ваш шаблон на бланку закладу або друкується одразу. Кілька запобіжників стоять тут же: для відсутності без уроків в ці дати наказ не формується, про уроки без рішення система попереджає, а видалити відсутність із чинним наказом не можна, поки наказ не скасовано. У розділі «Документи» «Наказ про заміну» стоїть поруч із журналом замін і табелем, із підказкою, що друкується він із картки відсутності.

✕ ‹ ›

Крок 4. Журнал замін

Журнал обліку пропущених і замінених уроків збирається сам, по днях і в хронологічному порядку. У рядку: дата, номер уроку, клас, предмет, хто мав вести і хто замінив, тип рішення і статус наказу. Клік по рядку відкриває ту саму відсутність. Фільтри звужують журнал до одного викладача, до одного типу (заміни, зведені групи, самозаміни, онлайн, скасовані) і до будь-якого періоду; поруч видно, скільки записів у вибірці.

Те, що на екрані, вивантажується як є. Форма друку «Журнал замін за період» — альбомний А4 з тими самими колонками, підсумком «Разом за період» по тих, хто заміняв, і колонкою для підпису: рівно те, що методист раніше вів у зошиті. Період у школах часто беруть «з 15-го по 15-те», під розрахунковий місяць бухгалтерії. Кнопка «Excel» віддає ту саму таблицю. Для дошки оголошень є коротша форма «Заміни тижня». Наказ, журнал і фільтри покроково показано в одинадцятому відеоуроці.

✕ ‹ ›

Години для оплати: плюс, мінус і правило двох місяців

Під журналом рахуються години за місяць: плюс — скільки людина провела за інших, мінус — скільки уроків у неї забрали. Правила підрахунку прямі. Плюс дають заміна викладачем і зведена група. Мінус відсутньому дає все, крім самозаміни, обміну й онлайну, бо в цих трьох випадках урок відбувся або відбудеться його ж силами. Як оплачувати зведену групу, норми прямо не кажуть, і практика закладів різна; система ставить замінникові годину, а остаточне рішення лишається за закладом.

Для бухгалтерії є дві форми. «Години викладача» — план, проведено й заміни по місяцях для індивідуального плану. «Табель П-5 за місяць» — табель обліку використання робочого часу за типовою формою: викладачі в рядках, дні в колонках, коди з відсутностей (Р, В, ТН, ВД, ІН) і поруч години замін плюс і мінус. Табель — бланк під підпис: відпустки й неявки з інших причин дописує кадровик.

Одна норма, про яку часто забувають. За пунктом 73 Інструкції про порядок обчислення заробітної плати працівників освіти (наказ № 102) погодинно оплачується лише заміщення, що триває не більше двох місяців. Якщо заміщення довше, його оплачують за тарифікацією з першого дня. Система про це нагадує: відсутність довша за два місяці отримує позначку в списку і підказку в картці. Як тарифікація рахує оклад і доплати, розібрано в окремій статті.

✕ ‹ ›

Що бачать учні й учителі

Заміна доходить до людей двома шляхами. Учителі, яких вона зачепила, отримують повідомлення одразу після рішення: замінник — «Ви заміняєте…», а відсутній бачить свої уроки в блоці «Заміни» в «Моєму розкладі». Учні й батьки бачать заміну після публікації дня: на порталі урок стоїть з іншим викладачем, онлайн або зникає, якщо його скасовано, а сповіщення приходить лише тим класам, яких зміна стосується. У самому розкладі заміну видно на картці уроку: оранжевий підпис «заміна · мав Іваненко О.П.» каже, хто мав вести за планом; зведені групи, самозаміни й онлайн підписані своїми кольорами.

Типові помилки

• Ставити замінника прямо в розклад, мимо відсутності. Урок зміниться, але не буде ні наказу, ні рядка в журналі, ні годин у підсумку.
• Не публікувати день після рішень. Учителі повідомлення отримають, а учні побачать звичайний тиждень.
• Рахувати самозаміну як заміну. Це свої години викладача; плюс за неї не нараховується, і в наказі вона стоїть окремим видом.
• Оплачувати погодинно заміщення довше двох місяців. Пункт 73 вимагає тарифікації з першого дня; позначка на відсутності про це нагадає.
• Шукати вільного вчителя по таблиці. Список кандидатів уже враховує розклад, відсутності й графіки доступності; вручну легко поставити людину, у якої методдень.

Порядок, якщо стисло: відсутність із причиною, рішення по кожному уроку, наказ, публікація, а наприкінці місяця — журнал за період і табель для бухгалтерії. Для шкіл, гімназій і ліцеїв реєстрація безкоштовна, тож облік замін можна вести в системі з першої ж відсутності після того, як розклад опубліковано.